PENGOLAHAN INFORMASI

• MANFAAT MICROSOFT POWER POINT
  Microsoft powerpoint mempunyai fungsi untuk membantu kita mempresentasikan laporan. Maksudnya powerpoint bisa menyusun bahan presentasi dan menyajikannya  dalam bentuk visual yang menarik  dalam waktu yang singkat.
1. Microsoft Power Point adalah suatu program aplikasi yang berfungsi untuk membuat  presentasi dalam bnetuk slide-slide
2. Untuk menjalankan Wizard dalam mengorganisir informasi dan untuk merancang tampilan / presentasi 
3. Untuk membantu mengorganisir informasi presentasi dan membantu dengan tampilan keseluruhan. 
•  BAGIAN DAN FUNGSI DARI MENU

•FILE
1.New
Fungsi → untuk membuat file presentasi baru

2.Open
Fungsi → untuk membuka document yang telah disimpan
3.Close
Fungsi → untuk menutup file
4.Save
Fungsi → untuk menyimpan file pada disket
5.Save as
Fungsi → untuk menyimpan file
6.Save as Web Page
Fungsi → untuk mencari file
7.Web Page Preview
Fungsi →
8.Page Setup
Fungsi → untuk mengubah ukuran halaman pada suatu slide, arah cetakan (orientasi)
9.Print Preview
Fungsi → untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor
10.Print
Fungsi → untuk mencetak slide ke printer

•EDIT
1.Undo New Slide
Fungsi → Untuk membatalkan perintah sebelumnya
2.Repeat Send To Mail
Fungsi → untuk mengulang pengiriman pos
3.Recipient ( as attachment )
Fungsi → sebagai penerima alat pelengkap / tambahan
4.Delete Slide
Fungsi → untuk mengahpus slide
5.Find
Fungsi → untuk mencari suatu teks
6.Replace
Fungsi → untuk mencari dan mengganti teks

•VIEW
1.Normal
Fungsi → mengubah slide dalam keadaan normal
2.Slide Sorter
Fungsi → untuk mengubah slide dalam bentuk sorter slide
3.Slide Even Show
Fungsi → untuk menampilkan slide satu layar penuh
4.Master
Fungsi →
5.Black and White
Fungsi → presentasi yang mencetak layout warna hitam dan putih
6.Toolbars
Fungsi → untuk membantu dalam bentuk gambar
7.Header and Footer
Fungsi → untuk menghapus nomor halaman
8.Zoom
Fungsi → untuk mengubah ukuran layar.

•INSERT
1.New Slide
Fungsi → untuk menambah slide baru
2.Duplicate Slide
Fungsi → menduplikat suatu obyek
3.Slide Number
Fungsi → untuk menyisipkan nomor urut
4.Date and Time
Fungsi → untuk menyisipkan data dan waktu pada slide
5. Symbol
Fungsi → untuk menampilkan symbol pada slide
6.Slides From Files
Fungsi → slide dari file
7.Slides From, Outline
Fungsi → slide dari
8.Picture
Fungsi → untuk menampilkan dan memilih gambar
9.Text Box
Fungsi → untuk membuat kotak dan tulisan
10.Movies and Sounds
Fungsi → untuk mengeluarkan film dan suara pada slide
11.Chart
Fungsi → untuk membuat grafik
12.Table
Fungsi → untuk membuat tabel
13.Object
Fungsi → untuk menyisipkan objek dari program
14.Hyperlink
Fungsi → untuk menghubungkan data dari program lain

•FORMAT
1.Font
Fungsi → sebagai efek cetak khusus
2.Bullets and Numbering
Fungsi → untuk membuat daftar bersimbol dan bernomor
3.Aligment
Fungsi → untuk membuat paragraf
4.Change Case
Fungsi → untuk mengubah bentuk huruf
5.Replace Fonts
Fungsi →
6.Slide Layout
Fungsi →
7.Slide Color Scheme
Fungsi → menentukan bagian warna pada suatu slide
8.Background
Fungsi → untuk mengubah background slide
9.Apply Design
Fungsi → untuk design suatu slide

•TOOL
1.Spelling
Fungsi → untuk mengecek ejaan
2.Language
Fungsi → untuk memilih bahasa
3.Autocorrect
Fungsi → untuk memeriksa kembali

•SLIDES SHOW
1.View Show
Fungsi → untuk menampilkan tampilan
2.Custom Animation
Fungsi → memberikan efek animasi
3.Animation Preview
Fungsi → untuk menampilkan animasi pada layar
4.Slide Transition
Fungsi → untuk memberikan efek-efek tertentu saat terjadi perpindahan dari slide satu ke slide yang lain.

•WINDOW
1.New Window
Fungsi → untuk membuka jendela baru
2.Next Page
Fungsi → ke obyek lain

•HELP
1.Ms. Power Point Help
Fungsi → untuk menampilkan bantuan Power Point
2.What’s This ?
Fungsi → untuk menampilkan bantuan pada objek yang ditunjuk.

Menyisipkan Objek Audio dan Video pada Presentasi- Agar presentasi yang ditampilkan menjadi lebih menarik, slide-slide dapat kita masukkan objek berupa audio dan bahkan video. Untuk lebih jelasnya, simaklah uraian berikut.
a. Menambahkan Audio (Suara) Powerpoint 2007
Audio di sini dapat berupa iringan musik maupun audio pada saat pergantian teks atau slide. Cara untuk menyisipkan suara pada slide adalah sebagai berikut.
1) Buka slide yang akan disisipi suara.
2) Klik tab menu Insert.
3) Klik pada pilihan Movies and Sound kemudian pilih Sound From file, maka di layar muncul tampilan pilihan sound seperti pada gambar 3.42.

Gambar 3.42. Kotak dialog Insert Sound

4) Klik pada salah satu pilihan Sound.
5) Klik tombol OK, di layar akan muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 3.43. Simbol speaker menandakan slide sudah tersisipi audio

6) Klik tab menu Option (akan muncul secara otomatis pada saat simbol sound diklik).
7) Pilihlah submenu Sound Option untuk mengatur volume sound dan pengaturan efeknya.

Gambar 3.44. Submenu Sound Options untuk mengatur volume dan efek suara

b. Menyisipkan Video pada slide Powerpoint 2007
Agar presentasi yang akan ditampilkan lebih meyakinkan, dapat disisipi video dari kejadian nyata. Langkahnya adalah sebagai berikut.
1) Aktifkan slide yang akan disisipi suara
2) Pilih dan klik tab menu Insert.
3) Klik pada pilihan Movies and Sound, kemudian pilih Movie from File atau Movie from Clip Organizer, maka di layar muncul tampilan pilihan film yang akan dimasukkan ke dalam slide sebagai berikut.

Gambar 3.45. Penyisipan video pada slide presentasi

4) Klik film yang Anda inginkan dan lakukan preview pada slide yang telah disisipi film.
Memasukkan Efek Animasi Powerpoint 2007
Animasi adalah pemberian efek suara, gerak serta pergantian pada teks atau gambar yang akan ditampilkan ke dalam layar. Tujuan pemberian animasi ini adalah agar presentasi yang dibuat tampak hidup, atraktif, dan menarik. Langkah yang harus dilakukan untuk memberi efek objek pada slide adalah sebagai berikut.
a. Klik objek atau gambar yang akan diberikan efek animasi.
b. Klik tab menu Animation.
c. Pilih submenu Custom Animation, di layar akan muncul tampilan seperti pada gambar 3.46.

Gambar 3.46. Proses memilih efek animasi

d. Klik pada tombol Add Effect, selanjutnya pilihlah salah satu efek yang diinginkan.
e. Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.
f. Lakukan hingga seluruh objek sudah diberi efek.
Melengkapi Slide dengan Jam, Tanggal, dan Header/Footer
Pada saat membuat slide presentasi, Anda tentu memerlukan halaman, tanggal dan waktu, serta catatan penting untuk slide pada halaman tertentu. Bagaimana cara melengkapi slide dengan fitur-fitur tersebut? Pelajari materi berikut agar Anda mampu melengkapi fitur yang telah disampaikan dengan benar.
a. Memberi Tanggal dan Jam Powerpoint 2007
Cara memberi tanggal dan jam pada slide presentasi adalah sebagai berikut.
1) Klik tab menu Insert lalu pilih Date and Time.
2) Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog header and footer sebagai berikut.

Gambar 3.47. Kotak dialog Header and Footer

3) Klik Tab Slide lalu lakukan pengaturan sebagai berikut.
a) Update Automatically, untuk menampilkan tanggal dan waktu secara otomatis.
b) Fixed, untuk menampilkan tanggal dan waktu secara tetap/permanen.
c) Klik Apply untuk penyisipan tanggal dan waktu untuk slide yang dipilih. Apabila menginginkan seluruh slide tersisipi tanggal dan waktu, klik Apply All.
b. Membuat Header atau Footer Powerpoint 2007
Cara memberi header atau footer pada slide presentasi adalah sebagai berikut.
1) Aktifkanlah slide yang akan disisipi header atau footer.
2) Klik tab menu Insert kemudian pilih Header and Footer.
3) Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Header and Footer.
4) Klik tab Notes and Handouts.
5) Beri tanda () pada Header atau Footer, kemudian ketik teksnya.
6) Klik Apply to All, maka header dan footer akan ditampilkan pada seluruh slide.
c. Memberi Nomor Slide
Cara menyisipkan Nomor Slide adalah sebagai berikut.
1) Klik tab menu Insert, kemudian pilih Slide Number.
2) Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Header and Footer seperti gambar 3.47.
3) Klik tab Slide, kemudian beri tanda ceklist pada Slide Number.
4) Klik Apply untuk penyisipan nomor slide yang dipilih.
5) Klik Apply All, penyisipan nomor untuk seluruh slide.

3. Menu View, digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja.
•Normal : menampilkan slide secara normal, yaitu dalam bentuk satu slide
•Slide Sorter : menampilkan slide secara keselurahan berurutan berdasarkan nomor halaman.
•Slide Show: menampilkan slide satu layar penuh.
•Notes Page: menampilkan slide dalam bentuk catatan halaman.
•Master :menampilkan dan mengedit halaman utama suatu slide.
•Color/ Grayscale : menampilkan halaman slide berwarna, abu-abu, atau hitam putih.
•Task Pane : menampilkan / menyembunyikan menu taks pane.
•Toolbars : menampilkan/menyembunyikan menu toolbars.
•Rules : menampilkan/menyembunyikan ruler line ( mistar )
•Grid and Guides : menampilkan garis bantu pada halaman slide.
•Header and Footer : membuat catatan kepala (header) dan catatan (footer) pada slide.
•Markup : melakukan menadaan terhadap slide.dan Zoom untuk mengatur ukuran tampilan slide.

Fungsi Menu dan Submenu pada Office Powerpoint 2007

1. Menu File, digunakan untuk membuat, membuka dan menyimpan file PowerPoint serta keluar dari aplikasi PowerPoint

•New : membuka dokumen baru yang masih kosong
•Open : membuka dokumen yang pernah dibuat
•Close : menutup dokumen yang sedang aktif
•Save: menyimpan dokumen
•Save as : menyimpan dokumen dengan nama yang baru
•Save as web page : menyimpan dokumen ke halaman web
•File Search : mencari file pada paragrap tertentu.
•Web Page Preview : menampilkan dalam halaman web
•Package for CD : packing file ke dalam CD.
•Page Setup : memformat dokumen
•Print Preview : menampilkan hasil cetakan di monitor
•Print : mencetak dokumen
•Send To : mengirim dokumen
•Properties : mengetahui properties dokumen
•Exit  : menutup file dan keluar dari aplikasi powerpoint.


2. Menu Edit, digunakan untuk melakukan perintah editing seperti Copy, Delete, Find dan sebagainya.

•Undo Typing : melakukan pembatalan suatu perintah yang telah dilakukan.
•Repeat Typing : mengembalikan pperintah pembatalan yang telah dilakukan
•Cut : memotong teks atau objek yang diseleksi atau dipilih.
•Copy : mengopy teks atau objek yang diseleksi atau dipilih.
•Paste : menempatkan teks auatu objk yang telah dipotong atau di copy pada area yang diingikan.
•Office Clipboard : menampilkan clipboard objek yang telah dicopy ataupun dipotong ( cut )
•Paste Special : untUk menempatkan teks atau objek yang telah dicopy pada area tertentu dengan pilihan atau kretiria khusus
•Paste as Hiperlink : menampilkan hasil kopi terhubung
•Clear : menghilangkan format
•Select All : memilih seluruh bagian dokumen
•Duplicate : melakukan duplikasi slide dan diletakkan pada  halaman berikutnya
•Delete Slide : melakukan penghapusan slide.
•Find : mencari teks dalam suatu slide.
•Replace : mencari dan mengganti kata
•Go to Property: untuk menuju ke property hlaman slide
•Links : memoditifikasi link yang ada. dan Objec untuk memperbaikin suatu teks atau objek..

3. Menu View, digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja.

•Normal : menampilkan slide secara normal, yaitu dalam bentuk satu slide
•Slide Sorter : menampilkan slide secara keselurahan berurutan berdasarkan nomor halaman.
•Slide Show: menampilkan slide satu layar penuh.
•Notes Page: menampilkan slide dalam bentuk catatan halaman.
•Master :menampilkan dan mengedit halaman utama suatu slide.
•Color/ Grayscale : menampilkan halaman slide berwarna, abu-abu, atau hitam putih.
•Task Pane : menampilkan / menyembunyikan menu taks pane.
•Toolbars : menampilkan/menyembunyikan menu toolbars.
•Rules : menampilkan/menyembunyikan ruler line ( mistar )
•Grid and Guides : menampilkan garis bantu pada halaman slide.
•Header and Footer : membuat catatan kepala (header) dan catatan (footer) pada slide.
•Markup : melakukan menadaan terhadap slide.dan Zoom untuk mengatur ukuran tampilan slide.

4. Menu Insert, digunakan untuk melakukan penyisipan slide, gambar, tanggal, dan sebagainya.

•New Slide, untuk menyisihkan atau menambah slide baru.
•Duplicate Slide, untuk melakukan duplikasi slide.
•Slide Number, untuk menyisipkan nomor halaman pada slide.
•Date and Time, untuk menyisipkan tanggal dan jam pada halaman slide.
•Symbol, untuk menyisipkan symbol dan karakter khusus.
•Comment, untuk menyisipkan komentar sebagai keterangan suatu objek.
•Slides form Files, untuk menyisipkan slide dari file presentasi lain.
•Slides from Outline, untuk menyisipkan outline dari file tertentu.
•Picture, untuk menyisipkn gambar clipart,wordart,dan dari file gambar.
•Diagram, untuk menyisipkan diagram.
•Text Box, untuk menyisipkan kotak teks pada halaman slide.
•Movies and Sounds, untuk menyisipkan gambar video dan suara kehalaman slide.
•Chart, untuk menyisipkan objek ke dalam slide.
•Table, untuk menyisipkan format table kedalam slide.
•Object untuk menyisipkan objek dari file aplikasi lainnya.dan
•Hyperlink, untuk menyisipkan atau membuat fungsi hyperlink pada suatu teks maupun pada objek yang dipilih.

5. Menu Format, digunakan untuk melakukan perintah formatting seperti pengaturan huruf, penomoran, perapian dan sebagainya.

•Font, untuk mengatur jenis, ukuran, warna, dan efek pencetakan huruf.
•Bullets and Numbering, untuk memberikan nomor aragraph dan nomor bullet.
•Alignment, untuk melakukan pengaturan perataan pada teks.
•Line, Spacing, untuk menentukan jarak baris suatu teks.
•Change Case, untuk mengubah kondisi font dari huruf besar menjadi kecil atau sebaliknya.
•Replace Font, untuk menggati jenis font dengan font yang baru.
•Slide Design, untuk melakukan pengaturan terhadap desain suatu presentasi.
•Slide Layout, untuk mengatur bentuk tampilan slide.
•Background, untuk menentukan warna background pada halaman slide.dan
•Placeholder, untuk melakukan pengaturan placehorer pada suatu slide.

6. Menu Tools, digunakan untuk pengaturan bahasa, pengejaan dan sebagainya dan berfungsi untuk bantuan perbaikan dokumen

•Speeling, untuk pengecekan ejan bahasa.,
•Research,untuk pencarian kata-kata yang memiliki arti sama.
•Theasaurus, untuk menampilkan dan menyisipkan kata-kata yang memiliki arti sama.
•Language, mengecek bahasa
•Shared workspace, untuk mengaktifkan fungsi share lembar kerja, sehingga dapat digunakan bersama-sama dalam suatu jaringan.
•Compare and Merge Presentations, untuk melakukan penggabunan file presentasi.
•Online Collaboration, untuk melakukan pertemuan dan diskusi tentang powerpoint melalui internet.
•Macro, untuk melakukan perekaman program macro.
•Add-Ins, untuk menambahkan fasilitas perintah baru kedalam powerpoint.
•AutoCorrect Options, untuk melakukan pengecekan dan penggatian terhadap huruf atau kata-kataturtentu dan ejaanya telah disesuaikan.
•Customize untuk pengaturan menu dan toolbard.
•Options untuk pengaturan jendela dan lembar kerja powerpoint.

7. Menu Slide Show, digunakan untuk menampilkan presentasi, pengaturan penampilan file presentasi dan sebagainya.

•View Show, untuk menjalankan tampilan slide dalam satu layar penuh.
•Set Up Show, untuk melakukan pengaturan slide saat slide dijalankan.
•Rehearse Timings, untuk menetukan durasi waktu otomatis saat slide dijalankan.
•Record Narration, untuk melakukan rekaman narasin terhadapa slide.
•Action Buttons, untuk membuat tombol navigasi tombol aksi dalam slide.
•Action settings, untuk melakukan pengaturan proses atau aksi terghadap suatu tombol navigasi.
•Animation, untuk menentukan animasi slide dengan skema yang telah ditentukan oleh powerpoint.
•Custom Animation, untuk menentukan animasi dengan beberapa variasi, tidak bergantun pada skema animasi.
•Slide transition, untuk menentukan bentuk animasi transisi atau animasi perpindahan antarslide.’
•Hide Slide, untuk menyembunyikan slide.dan Custom Show untuk melakukan pengaturan urutan tampilan slide presentasi.

8. Menu Window, digunakan untuk membuka jendela baru, mengatur jendela dan sebagainya.

•New Window, untuk membuat jendela baru npada suatu file presentasi, sehingga anda dapat mengedit suatu file dengan beberapa jendela presentasi.
•Arrange All, untuk melakukan pengaturan tampilan jendela secara otomatis terhadap suatu jendela presentasi yang aktif.
•Cascade, untuk melakukan pengaturan tampilamn jendela dengan bentuk bertumpuk (cascade) terhadap semua jendela yang aktif.
•Next Pane, untuk menu pane berikutnya..

9. Menu Help, digunakan untuk menampilkan panduan/ bantuan dalam menggunakan PowerPoint.

•Microsoft PowerPoint Help, untuk ,meminta bantuan terhadap suatu perintah powerpoint.
•Show the Office Assitant, untuk menampilkan kotak dialog asistem dalam mencari perintah atau informasi yang belum dimengerti.
•Microsoft Office Online, untuk meminta bantuan secara online melalui internet.
•Contact Us, untuk meminta bantuan dengan cara menghubungi technical support Microsoft melalui telpon dan internet.
•check for Updates, untuk melakukan pengecekan terhadap versi terbaru dari powerpoint.
•Detect and Repair, untuk melakukan deteksi dan perbaikan terhadap program powerpoint.
•Activate Product, untuk mengaktifkan produk yang anda gunakan dengan mengisikan nomor lisensi yang anda dapatkan dari Microsoft.
•Customer feedback Options, untuk ikut berpartisipasi dalam memberikan kritik dan saran( umpan balik ) terhadap pruduk powerpoint.
•About Microsoft PowerPoint, untuk melihat deskripsi dan release powerpoint yang digunakan.

MENYISIPKAN OBJEK, AUDIO DAN VIDEO KE DALAM PRESENTASI

Menyisipkan Objek
Ada dua cara menyisipkan objek ke dalam slide, yaitu menyisipkan objek baru (dari objek yang dibuat oleh program aplikasi)dan menyisipkan objek dari file yang tersimpan di dalam hardisk atau media simpan lainnya.
a. Menyisipkan objek baru 
Langkah-langkah:
1) Pilih slide yang akan di sisip objek
2) Klik menu Insert
3) Klik object, selanjutnya akan ditampilkan dialog Insert object (Gambar 3.1)
4) Klik Create new
5) Pada Object type, pilih dan klik program yang akan digunakan untuk membuat objek, misalnya: Bitmap Image
6) Klik OK, selanjutnya program aplikasi paint akan ditampilkan ( Gambar 3.2)
7) Buat objek melalui program tersebut
8) Tutup program tersebut dan perhatikan hasilnya
b. Menyisipkan objek dari file yang tersimpan
Langkah-langkah :
1) Pilih slide yang akan disisipi objek
2) Klik menu Insert
3) Klik Object, selanjutnya akan ditampilkan dialog insert object (gambar 3. 3)
4) Create from file: untuk menyisipkan objek file yang tersimpan dalam hardisk atau media simpan lainnya.
5) Klik Browser untuk mencari lokasi penyimpanan file, selanjutnya akan ditampilkan dialog Look in (Gambar 3.4) 
6) Carilah objek yang akan disisipkan pada Look in, misal: Lily.jpg
7) Klik OK
8) Klik OK pada Create from file untuk menyisipkan objek tersebut
2. Menyisipkan Audio dengan Clip Organizer
Keunggulan dari MS Power-point adalah kemampuannya menyisipkan efek audio ke dalam presentasi. Efek audio/suara memberikan daya tarik tersendiri bagi audiens. 
Berikut ini langkah-langkah dalam menyisipkan suara:
a. Pilih slide yang akan diberi suara 
b. Klik menu insert 
c. Pilih movies and sounds
d. Klik sound from clip Organizer …
Selanjutnya akan ditampilkan jendela task pane Insert Clip Art (Gambar 3.5)
e. Pilih suara yang ingin disisipkan 
f. Klik panah Option disebelah kanan pilihan suara 
g. Klik Insert 
Selanjutnya akan ditampilkan dialog konfirmasi (Gambar 3.6)
h. Klik Automayicaly, apabila suara akan dijalankan secara otomatis pada saat slide ditampilkan. Klik When Clicked, bila suara akan di jalankan dengan klik mouse 
i. Selanjutnya di dalam slide akan ditampilkan
3. Menyisipkan Audio dari file atau suara music
Penyisipan suara dapat juga melalui file-file music atau suara separti file berekstensi. Mp3, mav atau mid. Untuk menyisipkan file suara pastikan bahwa anda sudah memiliki file suara yang disimpan di dalam hardisk
Berikut ini langkah-langkah dalam menyisipkan suara
a. Pilih slide yang akan diberi suara
b. Klik menu Insert
c. Pilih Movies and Sounds
d. Klik sound from File …
Selanjutnya akan ditampilkan dialog Insert Sound (Gambar 3.7)
e. Pilih file music yang akan disisipkan, kemudian klik OK
f. Selanjutnya akan ditampilkan dialog konfirmasi (Gambar 3.6)
g. Klik Automaticaly, bila suara akan dijalankan secara otomatis pada saat slide ditampilkan. Klik When Clicked, apabila suara akan dijalankan dengan klik mouse.
h. Selanjutnya di dalam slide akan ditampilkan ikon sound